Dokumentenmanagement

Alle Informationen zentral verwalten

Der effiziente Umgang mit Informationen gilt als zentraler Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Auch bei der allgegenwärtigen Verfügbarkeit von Daten ist der betriebliche Informationsfluss oft nicht optimal und es bestehen selten klare Vereinbarungen über Ablagestandards. Dadurch werden Informationen vielfach falsch klassifiziert und abgelegt – und können somit nicht mehr effektiv genutzt werden, obwohl sie möglicherweise relevant sind. Mit docuvita vereinfachen und automatisieren Sie das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen – unabhängig davon, aus welchen Quellen Sie Ihre Dokumente erfassen: analog, digital, aus E-Mails, Office-Programmen oder gescannten Unterlagen. Dabei macht docuvita das Wissen in Ihrem Unternehmen nicht nur einfacher verfügbar, sondern bietet Ihnen daneben noch wichtige weitere Vorteile.

myfactory.ERP
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Vorteile für Sie

docuvita
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Korrespondenz

Wussten Sie, dass nicht nur Rechnungen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen? Sie gelten auch für sämtliche Korrespondenzen, die als Handelsbrief gewertet werden können sowie für sämtliche buchhaltungsrelevanten Unterlagen. Dieses gilt auch wenn die Dokumente vielleicht auf den ersten Blick nicht als relevant zu erkennen sind. Es kann sich zum Beispiel um Excel-Tabellen zur Berechnung von Reisekosten oder Überstunden handeln.

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E-Mail-Archivierung

E-Mails enthalten nicht selten kritische Unternehmensinformationen, sind jedoch oft nicht allen Mitarbeitern zugänglich, die Kenntnis davon haben sollten. Sinnvoll, bequem und rechtssicher ist es, Ihren E-Mail-Server oder Ihre Cloud-basierte Kommunikation an ein Dokumentenmanagement-System anzubinden.

Ein- und ausgangsbelege

docuvita erleichtert Ihnen die Verarbeitung Ihrer Eingangsbelege. Rechnungseingänge, Lieferscheine, Korrespondenzen und Geschäftsbriefe – alle relevanten Unterlagen werden gemäß den gesetzlichen Anforderungen an eine korrekte Buchführung digital abgelegt und sicher aufbewahrt.                                                                                                                                                                                

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Revisionssicherheit

Revisionssicherheit ist die Grundanforderungen sowohl an ein klassisches Archiv, als auch jedes moderne Dokumentenmanagement-System, das Sie im Bereich der Buchhaltung einsetzen wollen. Allerdings gelten entsprechende Gesetze, Vorschriften und Compliance-Anforderungen auch in vielen anderen Bereichen des Unternehmens. Wir empfehlen daher die Revisionssicherheit als ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl des Systems für die elektronische Archivierung Ihrer unternehmenskritischen Unterlagen und Daten zu berücksichtigen.

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